Datenschutzerklärung für die TSV-Tudorf-App
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich ist der TSV Tudorf 1919 e.V., Lohnkämpen 23, 33154 Salzkotten-Niederntudorf. Datenschutzanfragen können über das Kontaktformular des Vereins gestellt werden. Für technische Rückfragen zur App ist app@tsv-tudorf.de erreichbar.
2. Welche Daten die App verarbeitet
| Daten | Zweck |
|---|---|
| Konto- und Kontaktdaten | Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, interne Benutzerkennung, Kontostatus sowie Mitglieds- und Rollenangaben für Anmeldung, Freigabe, Teamzuordnung und Berechtigungen. |
| Profil- und Beitragsbilder | Optionales Profilbild sowie freiwillig hochgeladene Kader-, Funktions-, Fundbüro-, Support- oder sonstige Beitragsbilder für die jeweils ausgewählte App-Funktion. |
| Vereinsorganisation | Teammitgliedschaften, Aufgaben, Termine, Zu- und Absagen, Anwesenheiten, Kommentare, Einverständnisse, Abstimmungen und Antworten zur Organisation des Vereinsbetriebs. |
| Kommunikation | Direktnachrichten, Event-Chatbeiträge, Meldungen problematischer Inhalte, Blockierungen, Lesestatus und technische Zustellinformationen. |
| App-Geräte | Zufällig erzeugte Installationskennung, Plattform, optionaler Gerätename, App- und Betriebssystemversion sowie Zeitpunkt der letzten angemeldeten App-Nutzung für Kontosicherheit, Support und die Geräteübersicht. Die Kennung stammt nicht von Apple oder einem Werbedienst und wird beim Abmelden gelöscht. |
| Push-Mitteilungen | Bei freiwillig aktivierten Mitteilungen zusätzlich ein Push-Token und dessen technischer Zustellstatus. Bei Deaktivierung wird der Token entfernt. |
| Support | Supporttext, freiwillige Bildschirmaufnahme, App- und Betriebssystemversion sowie technische Diagnoseangaben zur Bearbeitung einer Anfrage. |
| Sicherheits- und Protokolldaten | IP-Adresse, Browser- beziehungsweise Gerätekennung, Zeitpunkt sowie sicherheitsrelevante Ereignisse, soweit dies für Anmeldung, Missbrauchsschutz und Fehleranalyse erforderlich ist. |
3. Konto und zentrales Login
Das Konto wird im zentralen Authentifizierungsdienst des Vereins geführt. Die App erhält nach erfolgreicher Anmeldung ein zeitlich beziehungsweise durch Abmeldung widerrufbares Zugriffstoken und synchronisiert nur die für die App benötigten Profil-, Freigabe- und Berechtigungsdaten. Passkeys werden über die Betriebssystemfunktionen registriert; der Server speichert den öffentlichen Berechtigungsnachweis, niemals den privaten Passkey. Die Anmeldung kann alternativ mit E-Mail-Adresse und Passwort erfolgen.
4. Push-Mitteilungen
Nach einer erfolgreichen Anmeldung registriert die App eine zufällig erzeugte Installationskennung beim Vereinsdienst. Dadurch kann das angemeldete App-Gerät in der geschützten Verwaltungsoberfläche angezeigt und bei Support- oder Sicherheitsfragen einer App-Version zugeordnet werden. Beim Abmelden oder bei Kontolöschung wird dieser Eintrag gelöscht.
Push-Mitteilungen sind freiwillig. Auf iOS wird das Gerätetoken an Apple Push Notification Service (APNs) übermittelt, damit Apple die Nachricht an das Gerät zustellen kann. Für Android kann Firebase Cloud Messaging eingesetzt werden. Inhalt und Häufigkeit lassen sich in den App-Einstellungen steuern. Bei Deaktivierung, beim Abmelden, bei Kontolöschung oder auf Anforderung wird das registrierte Gerätetoken entfernt.
5. Nachrichten, Chats und Moderation
Direktnachrichten und Event-Chats werden gespeichert, damit Teilnehmende den Verlauf abrufen können. Andere Mitglieder sehen nur die für den jeweiligen Verlauf erforderlichen Angaben. Beiträge können gemeldet, Absender blockiert und durch berechtigte Moderatoren entfernt werden. Ein eng begrenzter serverseitiger Filter weist offensichtlich rechtswidrige oder massiv beleidigende Inhalte zurück. Meldedaten werden nur zur Prüfung, Gefahrenabwehr und Dokumentation der Moderationsentscheidung verwendet.
6. Anwesenheiten, Aufgaben, Abstimmungen und Einverständnisse
Zu- und Absagen, tatsächliche Anwesenheiten, Aufgabenstatus und Abstimmungen werden den zuständigen Teams beziehungsweise Vereinsgremien zugänglich gemacht. Abstimmungen werden nur dann anonym verarbeitet, wenn die jeweilige Abstimmung ausdrücklich so eingerichtet ist. Einverständniserklärungen können aus Nachweisgründen zusammen mit Dokumentversion, Zeitpunkt und technischen Nachweisdaten gespeichert werden.
7. Support und hochgeladene Dateien
Supportanhänge und andere Uploads werden ausschließlich für die jeweilige Funktion gespeichert. Bitte übermittle in Freitexten und Bildern nur notwendige Inhalte. Hochgeladene Dateien werden beim Löschen des zugehörigen Vorgangs beziehungsweise Kontos entfernt, soweit keine gesetzliche Pflicht oder ein offener Sicherheits- oder Moderationsfall entgegensteht.
7a. Team-Wartelisten
Für stark nachgefragte Teams können Name der teilnehmenden Person, bei Kindern die Beziehung und bestätigte Vertretungsberechtigung der Kontaktperson, Name und Kontaktdaten einer Kontaktperson, Kontaktwunsch, Eingangsdatum und freiwillige Notizen verarbeitet werden. Die Angaben dienen ausschließlich der Reihenfolge, Kontaktaufnahme und späteren Teamaufnahme. Ein Wartelisteneintrag legt weder ein Benutzerkonto noch eine Mitgliedschaft oder Teamzuordnung an. Bei bestehenden Papier- oder Excel-Listen dokumentiert der Verein die Herkunft und informiert die Betroffenen nach der Übernahme; eine frühere Einwilligung wird nicht unterstellt.
Aktive Einträge werden regelmäßig auf Aktualität geprüft. Ohne Bestätigung können sie nach einer Nachfrist geschlossen werden. Abgeschlossene, zurückgezogene, abgelehnte oder abgelaufene Einträge werden standardmäßig nach drei Monaten gelöscht. Persönliche Links ermöglichen Berichtigung und Rückzug ohne Konto. Kontaktdaten sind nur für berechtigte Teamverantwortliche sichtbar; öffentliche Ansichten enthalten keine Namen oder Kontaktdaten.
8. Serverdienste und Empfänger
Die Vereinsdienste login.tsv-tudorf.de und mein.tsv-tudorf.de verarbeiten Konto- und App-Daten auf den vom Verein beauftragten Serversystemen. Für Push-Zustellung wird Apple Inc. (APNs) und gegebenenfalls Google Ireland Ltd. (Firebase Cloud Messaging) eingesetzt. E-Mails werden über den konfigurierten Versanddienst des Vereins zugestellt. Empfänger innerhalb des Vereins erhalten nur Zugriff, soweit ihre Rolle und der konkrete Team- oder Vereinszweck dies erfordern. Auftragsverarbeiter sind vertraglich gebunden.
9. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt abhängig von der Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung der Mitgliedschaft beziehungsweise vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sicheren und verlässlichen Vereinsbetrieb sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei freiwilligen Einwilligungen, insbesondere für optionale Benachrichtigungen oder Veröffentlichungen. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
10. Speicherdauer und Kontolöschung
Kontaktdaten und App-Inhalte werden nur so lange gespeichert, wie das Konto, die Mitgliedschaft, der jeweilige Vorgang oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert. Technische Betriebsprotokolle werden regelmäßig gelöscht; die Standardaufbewahrung beträgt höchstens 14 Tage, sofern kein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Sicherung erfordert.
Für die regelmäßig überprüften betrieblichen Vorgänge gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
- erledigte oder geschlossene Supportanfragen einschließlich zugehöriger Bildschirmaufnahmen: 180 Tage nach Abschluss,
- fehlgeschlagene technische Queue-Aufträge: 30 Tage nach dem Fehlschlag,
- Empfänger- und Zustellnachweise von Vereinsbenachrichtigungen: 90 Tage ab Erstellung,
- erledigte, zurückgewiesene oder geschlossene Meldungen zu Direktnachrichten und Event-Chats: 365 Tage nach der letzten Bearbeitung.
Offene Support- und Moderationsfälle bleiben bis zum Abschluss des jeweiligen Vorgangs gespeichert. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit ein konkreter Sicherheitsvorfall, die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert. Fristüberschreitungen werden regelmäßig technisch ermittelt und im geregelten Bereinigungsprozess bearbeitet.
Die Kontolöschung kann in der App unter Profil → Datenschutz & Daten → Account löschen gestartet werden. Dabei werden das zentrale Konto, Tokens, Passkeys, Push-Geräte, persönliche Einstellungen, Supportdateien und sonstige nicht mehr benötigte personenbezogene Daten gelöscht. Eigene Nachrichten und Chattexte werden entfernt, Abstimmungsstimmen gelöscht und Team-, Anwesenheits- sowie historische Vereinsdaten nachvollziehbar anonymisiert. Daten, die wegen gesetzlicher Aufbewahrungs-, Rechenschafts- oder Nachweispflichten erhalten bleiben müssen, werden von der Identität getrennt, gesperrt und nach Ablauf der Frist gelöscht. Sicherheitskopien werden im regulären Sicherungszyklus überschrieben.
11. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Datenexport und die Kontolöschung sind zusätzlich direkt in der App erreichbar.
12. Änderungen
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft unter dieser Adresse und aus der App erreichbar.